Тайм-менеджмент для всех. сборник статей - Максим Денисов

4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.

5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.

Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать.

Как все изменить?

Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь.

Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий.

Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.

Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:

Сначала делать, а потом думать: «А поможет ли?».

Не переходить к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.

Не сомневаться в своих силах.

Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.

1. Выделите один час в день для внедрения изменений

Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т. д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике.

Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это – вы.

2. Уточните свои цели, ценности и принципы

Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?

Ценности. То, что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.

Цели. Это то, к чему вы стремитесь. Пример: «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 году пересел на автомобили производства АО «АвтоВАЗ».

Принципы. То, как вы делаете свою работу. Пример: «Не принимай брак. Не делай брак. Не передавай брак». Это ориентиры, которые помогают быстро принимать решения в спорных вопросах. «Сознаться, что сделал бракованную деталь или сдать ее, сделав вид, что не заметил брака?».

3. Составьте план действий

Пропишите подробно, как и за счет чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей и несколько проектов, то по каждому должен быть список задач – то есть план. Пример: «Снизить себестоимость продукции, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы изделий». Потом каждую поставленную задачу дробим на более мелкие задачи. План – это пошаговое руководство достижения цели.

4. Проведите ревизию ваших текущих задач

Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Чтобы узнать это, лучше провести хронометраж. Затем сложите время, потраченное на каждую задачу, и сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей.

Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например, с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения. Вы реально много работаете! Но вынужден вас огорчить. Совсем не факт, что вы выполняете только то, что нужно, и выполняете правильно.

Если время ваших задач меньше 40 часов, то вы много отвлекаетесь на посторонние дела, и с этим тоже надо бороться. Вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. То есть вы много передвигаетесь, болтаете и сидите в соцсетях. Спланируйте маршруты, используйте разговоры только при необходимости или как отдых, измените привычки. Это сложно, но при желании, все возможно.

5. Проверьте свои задачи

На соответствие должностным обязанностям. Если какая-то задача в них не входит, можно самостоятельно выбросить ее из своего расписания или вернуть хозяину, сотруднику, который отвечает за данный участок работы.

На соответствие целям. Если задача не соответствует целям, измените ее или выбросьте из списка дел с разрешения руководителя. Например, закупка автомобилей BMW для руководства завода «АвтоВАЗ» не соответствует заявленной цели.

6. Ограничьте поток входящих задач

Говорите «нет» всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель, не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых. Все важные задачи у вас уже выписаны, ими и занимайтесь. Если вы работаете на «АвтоВАЗе» и вам предлагают начать строить дома, то сначала надо разобраться со всеми задачами, связанными с авто.

7. Планируйте предстоящий день

План удобнее всего составлять вечером, проведя обзор текущего дня. Вы видите – что выполнено, а что не выполнено. Вы можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Если же составлять план утром, то вам сначала придется вспомнить, чем закончился минувший день, а это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера, мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.

Запишите в ежедневник или планировщик все предстоящие события. События – это задачи, привязанные ко времени: встречи, собрания, обеды.

Запишите задачи, которые предстоит выполнить. Для этого посмотрите план на неделю.

Расставьте приоритеты: «А» – сделать необходимо, «В» – сделать желательно, «С» – сделать хотелось бы.

Выделите главные среди первоочередных дел по схеме: «А1», «А2», «А3». В категориях «В» и «С», приоритеты следует расставить тогда, когда подойдет черед этих задач.

Запишите, сколько времени предположительно займет каждая задача.

Решите, какие задачи можно делегировать своим подчиненным.

8. Делегируйте задачи

Отдайте часть задач подчиненным или фрилансерам. Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я, например, составил себе шаблон делегирования – для более легкого освоения этого навыка.

9. Концентрируйтесь на задаче

Начните выполнять свой план с задачи «А1». Выполняйте одну задачу в один момент времени. Не отвлекайтесь ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просите подождать до окончания выполнения срочных дел. Очень хорошо для выработки навыка концентрации подходит метод «Помидора». В течение 25 минут вы выполняете какую-то задачу, потом отдыхаете пять минут – и затем новая «помидорка». А приучив свое окружение к «помидоркам», вы увеличите свою продуктивность в разы.

10. Отдыхайте

Каждый час останавливайте работу на десять минут. Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых. Если его перегрузить, можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность. Лучший отдых – это смена деятельности. Долго сидели – пройдитесь. Работали за компьютером – поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите.

11. Улучшайте процессы

Вы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Выберите такую, над которой вы работаете чаще всего. Опишите ее: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели. Затем опишите ее, как процесс: из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме, и сколько занимает каждый этап в отдельности. Упростите задачу. Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, начните использовать другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Запишите и сохраните эту инструкцию. Затем опишите и измените все часто встречающиеся и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе. Для чего это нужно?